Portefeuillehouder

L. Grijsen

Rapportagedatum

22 juli 2022

Het project betreft de doorontwikkeling van het concept De Nieuwe Keizer (DNK) en de daarbij behorende organisatie alsmede het gemeentelijke vastgoed. Dit omvat de Schouwburg, het voormalig Filmhuis, de Iris-kantoren en verhuur van het Kunstcircuit’ aan de Keizerstraat. Het projectdoel is te komen tot een toekomstbestendig multifunctioneel cultuur- en zakelijk ontmoetingscentrum. Eén locatie, centraal gelegen in de Kien, tussen station en de binnenstad; geschikt voor cultuur-, educatie, horeca en zakelijke functies. Deze ambitie is op 13 april 2021 gepresenteerd door de directeur a.i. van de Deventer Schouwburg (DS); Gabriel Oostvogel.   

Deze ontwikkeling, passend in de diverse pijlers van het gemeentelijk beleid, vergt diverse inspanningen. Inspanningen op het gebied van interne organisatie; verregaande samenwerking tussen culturele partners, onderwijs en bedrijfsleven, maar ook een forse verbouwing van de technisch sterk geïntegreerde gemeentelijke panden.
Het nieuwe concept; de bijpassende organisatie(vorm) en het aangepaste gebouw moeten voldoen aan de in de Cultuurvisie 2019 omschreven eisen op het gebied van de culturele programmering. Op deze manier blijft de bestaande subsidie ad. 1.8 miljoen per jaar gewaarborgd als inkomstenbron voor de sluitende exploitatie. Anderzijds moet er sprake zijn van een marktconforme huurprijs voor de huur van het te moderniseren en verduurzamen gebouw. Of en hoe het nieuwe concept en de nieuwe organisatie ‘De Nieuwe Keizer’ met een eenmalige extra onrendabele investering in het gebouw op termijn kan voldoen aan deze randvoorwaarden is de centrale vraag in de verkenningsfase.  
Een geactualiseerd en breed gedragen nieuw concept gericht op diverse doelgroepen is hiervoor de eerste stap. De eerste ambities hiertoe zijn door de voormalige directeur a.i. opgeleverd in Q2 2021. In de Verkenningsfase gaat de nieuwe directeur DS / kwartiermaker DNK de verdere uitwerking van het concept, bijbehorende organisatie en een geactualiseerde businesscase uitwerken; gevolgd door de geactualiseerde exploitatie en benodigde aanpassingen aan het gebouw.   

Begin september 2021 heeft het college het voorstel aan de raad aangeboden met als beslispunten:  
- De initiatieffase af te ronden op basis van het informatiedocument
- Het college opdracht te geven de verkenningsfase te starten voor scenario 4: transformatie naar functieverbreding  

Beeldvormende sessie: 6-10-2021
Oordeelsvormende sessie: 27-10-2021
Besluitvorming hamerraad: 17-11-2021

In de Voorjaarsnota 2021 is een de volgende reservering opgenomen:  
2022: €120.000
2023: €3.920.000
2024: €200.000
2025: €100.000

Dit is als volgt tot stand gekomen:  
Op basis van de inzichten in Q2 2021 vraagt realisatie van De Nieuwe Keizer een totale investering van €10,6 miljoen, waarvan €8 miljoen stichtingskosten en €2,6 miljoen inrichting en theatertechniek. Van de investering wordt €4.2 miljoen, in overeenstemming met het initiatiefplan voor De Nieuwe Keizer (april 2021), binnen de bestaande exploitatie van het pand gedekt. Met name door verlenging van de afschrijvingstermijn van het gebouw van 2036 naar 2046 en het verlagen van de rente op bestaande leningen van 4% naar 2,2%. De investering in inrichting en theatertechniek van €2,6 miljoen wordt gedekt binnen de exploitatie van De Nieuwe Keizer. Voor deze investeringen wordt de gemeente verzocht een lening te verstrekken. In de lijn van het collegebesluit van 26-2-2019 (en Raadstafel 10-4-2019) kan in gemeentelijke financiering met een geldlening van de €2,6 miljoen worden voorzien.

Het resterende deel van de investering in de stichtingskosten, namelijk €3,8 miljoen is ongedekt. Hiervoor is een reservering gevraagd bij de VJN 2021. Naast de stichtingskosten is eenmalig €360.000 gevraagd vanuit de algemene middelen voor de projectorganisatie. Daarnaast zijn aanloopkosten en aanloopverliezen op €400.000 geraamd (ook eenmalig uit de algemene middelen te dekken).   

Deze besluitvorming is afgerond op 17-11-2021
- voorbereidingskrediet van €120.000 beschikbaar te stellen voor 2022
- €3,920 miljoen euro te reserveren in 2023, €200.000 en €100.000 (2024-2025)

Het project verkeert in de Verkenningsfase; Binnen de Verkenningsfase onderscheiden we, in overeenstemming met de Evaluatie Leidraad Grote Projecten,  de Definitie en Ontwerpfase (VO en DO).   

Bij de overgang van de Initiatieffase naar de Verkenningsfase is intensief gesproken met de gemeenteraad. Diverse scenario’s zijn in de afgelopen jaren bekeken, waarbij er voor het oplossen van structurele tekorten door het verlenen van meer cultuursubsidie, geen draagvlak werd gevonden. Ook het scenario: afschalen van podium, met forse krimp en mogelijk het failliet gaan van de Deventer Schouwburg past niet bij de culturele-, economische en gedefinieerde ambities voor de stad Deventer en het gebied de Kien. De weg voorwaarts is gekozen door te kiezen voor een transformatie van de functie, organisatie en het pand. Echter, dit is niet zonder risico’s.  

Rob van den Hove is in september 2021 aangesteld als directeur voor de huidige DS en kwartiermaker voor De Nieuwe Keizer. Ook blijft hij de directeur van MiMik. Deze directeur is verantwoordelijk voor de verdere uitwerking en aanscherping van het concept en de organisatie en exploitatie die hierbij hoort. Tevens bepaalt hij samen met de Gemeente welke aanpassingen er noodzakelijk zijn voor het pand. De verbouwing en de te nemen investeringen in het pand zijn voor rekening en risico van de pandeigenaar; de Gemeente Deventer. Daar ligt de beslissende stem.  

Op dit moment zijn de visie, het concept (businesscase) en de geactualiseerde exploitatie afgerond. Het Programma van Eisen (PvE) voor het gebouw, de geactualiseerde raming en de scenario’s voor verduurzaming zijn nog in onderzoek.  

Op basis van een gedegen plan van aanpak Verkenningsfase is intensief samengewerkt tussen de directeur DS / kwartiermaker DNK, Gemeente en een onafhankelijke derde partij Building Leisure. In dit Plan van Aanpak zijn de benodigde documenten benoemd, rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd, de projectorganisatie en het risicomanagement ingericht. Bijsturing en toetsing vindt plaats tijdens het proces. Afronding van het PvE inclusief globale raming voor verbouw en verduurzaming van het pand wordt medio september afgerond. Bestuurlijke besluitvorming voor afronding definitiefase wordt voorbereid voor Q4 2022.  

Op koers

De algemene uitvoering van het project vindt plaats binnen de gestelde kwalitatieve kaders. Een kwalitatief goed doordacht en breed gedragen cultureel- en zakelijk concept is leidend. Hier worden geen concessies op gedaan. De scope van de transformatie bevat alle 4 de gebouwdelen zoals benoemd in de Initiatieffase.

Behoeft aandacht

Conform bovenstaand stappenplan voor de Verkenningsfase worden de beschikbare middelen ingezet voor de afronding van de Definitiefase. Daarna volgt een raadsbesluit waarin de begroting voor de Ontwerpfasen wordt meegenomen. De beschikbare €120.000 euro voor de definitiefase is ontoereikend voor oplevering van de gewenste producten en de sturing en toetsing tijdens het proces.  

Begroot definitiefase €120.000,-
Realisatie 2021/2022 €117.000,-
Prognose uitgaven €150.000,-
Benodigde bijsturing budget definitiefase  €153.000,-

Om de definitiefase gedegen af te kunnen ronden vragen wij daarom aanvulling op het budget vanuit de algemene middelen ten bedrage van €153.000.

De nog te verwachten uitgaven hebben betrekking op inhuur extern advies, uren projectmanagement en een second opinion op de bouwkosten. Bij deze verwachte uitgaven is nog geen rekening gehouden met de  start van een Europese aanbesteding voor de  architect. Mocht hiertoe besloten worden door het college vóór het te nemen raadsbesluit dan zullen hier voorbereidingskosten mee gemoeid gaan ten bedrage van circa €20.000 (Begeleiding selectiefase 2 maanden, Inschrijvingsfase 4 maanden en vergoeding inschrijvers aanbesteding procedure). Deze kosten hebben betrekking op de  VO-fase.

Ja

Realisatiefase verwacht in Q1 2024 (ipv 2023)  

Nee

Nee

Op koers

Voor het project is een uitgebreide risicoanalyse uitgevoerd, waarbij aan de hand van (kans x gevolg) de risico’s in kaart zijn gebracht. De risico’s zien toe op de volgende drie hoofdcategorieën:  

• Planvorming
• Exploitatie
• Bouw

In de definitiefase zijn de risico’s m.b.t. de planvorming en de exploitatie actueel. Gevolgen van de risico’s zien toe op:

• Overschrijding voorbereidingskosten;  
• Verdere vertraging
• Terugbetaling Provinciale subsidie ‘Vitaliteit van Steden’ door vertraging definitieve besluitvorming cofinanciering.

Ter beheersing van de risico’s en de gevolgen treft het projectteam de volgende maatregelen:

• Het maken van een verdiepingsslag op het PvE en het uitwerken van een aanvullende bouwkostenraming passend bij deze fase
• Vanuit het bestuursakkoord: structurele dekking voor de tekorten (€ 210.000 structureel) voor het exploitatietekort van het  KunstCircuit en voormalig Filmhuis. .
• Onderzoeken van mogelijkheden tot dekking voor het realiseren van de verduurzaming, waarbij de investeringen niet doorberekend worden in de kostprijs dekkende huur.
• Overleg met de Provincie in het derde kwartaal inzake voortgang subsidie ‘Vitaliteit van Steden’

Bij het te nemen raadsbesluit, over de definitiefase, zal een uitgebreide risicoanalyse worden opgenomen. Daarin zal dan ook het effect worden meegenomen van de huidige inflatieontwikkeling en meer specifiek de risico’s verbonden aan de verbouw. Prijsstijgingen, hogere risico percentages en realistisch geraamde projectkosten kunnen leiden tot hogere investeringsbedragen en als gevolg daarvan hogere  kapitaallasten / exploitatielasten.  

Er is een aangepaste bussinesscase opgesteld door de huidige directeur en deze is vertaald naar de exploitatie. Het risico op ‘commercieel wensdenken’ is onderzocht en conclusie is dat de exploitatie ‘ambitieus realistisch’ is. Ook organisatie wijzigingen als gevolg van verdergaande samenwerking met MIMIK zijn in de businesscase verwerkt. Op basis van de verwachte resultaten is een risico een structureel exploitatietekort.

Nee

Behoeft aandacht

De beoogde afronding van de definitiefase stond gepland voor juni 2022. De uitvoering vereist de nodige zorgvuldigheid. Wij achten een verdiepingsslag noodzakelijk voor:

• Het programma van eisen (PvE) en de verduurzaming  
• Uitbreiding van de definitiefase met raming op vlekkenplan niveau  
• Uitbreiding van de definitiefase met maatwerk inzake ambities en rendement verduurzaming  
• Verdergaande afstemming met de definitiefase van project BWH  

Hierdoor melden we een vertraging van 5 maanden. De nieuwe planning ziet er als volgt uit:

Definitiefase
Budget begroot: €120.000, Benodigde bijsturing €153.000;
Raadsbesluit november 2022 waarin het besluit  om de definitiefase af te ronden en over te gaan naar de fase van Voorlopig Ontwerp ( VO fase).
Op te leveren documenten, waaronder:

• Operationeel Plan (businesscase),
• Exploitatieopzet
• Programma van Eisen  
• Raming op schetsniveau/vlekkenplan  
• Raming niveau verduurzaming  

Ontwerpfase Voorlopig Ontwerp
Budget begroot: nog nader te bepalen; op basis van percentage van de totale benodigde investering  
Raadsbesluit september 2023, waaronder Europese aanbesteding architect: doorlooptijd 6 maanden en het uitwerken van een voorlopig ontwerp : doorlooptijd minimaal 5 maanden
Op te leveren documenten, waaronder:

• Voorlopig Ontwerp
• Investeringsraming
• Risicoanalyse  

Ontwerpfase Definitief Ontwerp
Budget begroot: nog nader te bepalen; op basis van percentage van de totale benodigde investering  
Raadsbesluit Q1 van 2024; definitief besluit over het project DNK , GO/NO GO)
Op te leveren documenten, waaronder:

• Definitief Ontwerp  
• Investeringsraming
• Risicoanalyse

Op koers

Bij de uitwerking van het concept DNK wordt door de directeur extra ingezet op breed draagvlak binnen de eigen organisaties (DS en Mimik) en binnen de samen werkende partners in de stad en in de Kien. In een participatie & co-creatietraject wordt dit  in de komende twee maanden nader uitgewerkt. Hiervoor is door de directeur/kwartiermaker adviesbureau Yelow Concepts ingehuurd.

De beschikking “Vitaliteit van Steden” ad €1.6 miljoen voor fysieke projecten in de Kien’ is ontvangen. Subsidievoorwaarde is dat de €1.6 miljoen uiterlijk 31-12-2024 uitgegeven dient te worden. De eerder geraamde investeringen (€10.6 miljoen, waarvan €3.8 miljoen  onrendabele top en €760.000 projectkosten/aanloopverliezen) dienen als cofinanciering voor deze €1.6 miljoen.